[RÉGLÉ] Google Forms

[domi39]

Bonjour,

Je gère le site (Joomla 4.2.2) d’une association.

Le Président de cette association m’a demandé, à des fins d’inscription à des randonnées, de mettre un lien renvoyant vers un formulaire google forms (nom, prénom, adresse mail, téléphone portable).

J’ai attitré l’attention sur un problème de protection des données dont il m’a été répondu que celles-ci n’étaient « ni conservées, ni exploitées par Google » (sic).

Je viens vers vous, bien qu’ayant conscience que cela n’est pas un problème lié à Joomla, pour savoir, à votre avis, si le site était toujours conforme aux RGPD et qu’elle était ma responsabilité en tant que gestionnaire bénévole de ce site.

Je vous remercie par avance pour vos conseils.

[woluweb]

Effectivement, c'est évident que ce n'est pas conforme à RGPD.
Dans pareil cas, le plus simple est
* de ne pas intégrer le formulaire au sein d'une des pages du site (pcq alors les cookies sont déposés sur le site et on confond formulaire et site)
* mais de faire un lien (sous forme de bouton p ex) qui ouvre dans une nouvelle page le formulaire.

Là, pas de confusion possible... et surtout ça vous dégage de toute responsabilité éventuelle

[domi39]

Merci beaucoup woluweb pour ta réponse.

J’ai déjà fait un lien « cliquez ici pour vous inscrire » qui renvoie à l’url du formulaire Google forms. Donc ma responsabilité serait dégagée.

Reste que l’adhérent lambda quand il clique sur le lien, arrive sur le formulaire et croit être toujours sur le site avec la même « protection des données »….Donc cela me parait un peu ambiguë

[RobertG]

Bonjour,

Peut-être devrais-tu ouvrir un article dans lequel tu indiqueras que l'inscription se fait hors du site, avec le lien d'accès à la page Google

[daneel]

Bonjour,

On est loin même loin en se focalisant que sur les cookies... un formulaire reste un formulaire donc vous devez vous poser les bonnes questions : Finalités du traitement, temps de conservation des données, localisation de l'hébergement de ces données... Droit d'accès et rectification, les moyens de contact...

En tant que concepteur d’une enquête, sondage ou dans le cas présent, un formulaire d'inscription, vous êtes un “responsable de traitement” au sens du RGPD dès lors que vous collectez ou utilisez des données à caractère personnel. A vous donc de prendre toutes les mesures nécessaires pour être en règle et protéger ces fameuses données !

Je ne suis pas juriste mais se poser déjà des questions, c'est un premier pas. il y a déjà eu pas mal de documentation sur le sujet et je vous invite à potasser le sujet auprès de la cnil et de compléter notamment votre politique de confidentialité.

Extrait d'une politique de confidentialité :

Nous utilisons le service Google Forms de Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande (« Google ») pour mener des enquêtes ou des formulaires en ligne. Google Forms nous permet de concevoir et d'évaluer des enquêtes et des formulaires en ligne. Outre les données personnelles que vous saisissez dans les formulaires, des informations sur votre système d'exploitation, votre navigateur, la date et l'heure de votre visite, l'URL de référence et votre adresse IP sont également collectées, transmises à Google et stockées sur les serveurs de Google. Les informations que vous saisissez dans les formulaires sont stockées de manière protégée par un mot de passe pour garantir que l'accès de tiers est exclu et nous seuls pouvons évaluer les données d'information aux fins spécifiées dans le formulaire.

Lors du traitement de données personnelles nécessaires à l'exécution d'un contrat avec vous (ceci s'applique également aux opérations de traitement nécessaires à l'exécution de mesures précontractuelles), l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD sert de base juridique. Si vous nous avez donné votre consentement au traitement de vos données, le traitement aura lieu sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment avec effet pour l'avenir.

Nous avons conclu un contrat de traitement des commandes avec Google pour l'utilisation de Google Forms, qui oblige Google à protéger les données des visiteurs de notre site et à ne pas les transmettre à des tiers. Le traitement a lieu régulièrement dans les États membres de l'Union européenne ou dans d'autres États contractants de l'accord sur l'Espace économique européen. Cependant, des transferts de données vers les États-Unis ne peuvent pas être exclus.

Pour la transmission de données de l'UE vers les États-Unis, Google s'appuie sur les clauses dites standard de protection des données de la Commission européenne, qui visent à garantir le respect du niveau européen de protection des données aux États-Unis.
Pour plus d'informations sur Google Forms et la politique de confidentialité de Google, visitez : https://policies.google.com/privacy?hl=fr

Le service doit certainement le proposer mais n'oubliez pas de demander le consentement afin de fournir la preuve que l'inscription a été faite en connaissance de ces éléments.

[domi39]

Merci Robert G pour ce bon conseil : j'ai mis un astérisque à chaque lien (autant que de randonnées !!!) renvoyant à une phrase expliquant que l'on quitte le site pour accéder à un formulaire Google Forms.
Merci daneel pour cette réponse très complète, je vais muscler mes mentions légales avec ton extrait de politique de confidentialité et je mettrai un lien sur "formulaire Google Forms" (cf ci-dessus) renvoyant à cet extrait.