JoomlaDay, et si nous parlions du futur ?

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  • [News] JoomlaDay, et si nous parlions du futur ?

    Organisation d’un JoomlaDay en France dans le cadre de l’AFUJ

    APPEL à PROJET pour 2015

    Vous désirez organiser un JoomlaDay car vous pensez que votre ville ou votre région serait l'endroit idéal pour réunir la communauté francophone autour de cet événement majeur.
    Bravo, et si vous avez ce document sous les yeux, c'est que vous déjà pris la bonne décision de participer avec l'AFUJ à son organisation et faire connaître la dynamique de votre territoire !

    Il va vous falloir présenter au Conseil d’administration de l’AFUJ un dossier pour proposer votre candidature. Ce dossier comprendra plusieurs volets, car un JoomlaDay c'est en effet beaucoup de paramètres :

    • le lieu et les locaux ;
    • la restauration et l’hébergement ;
    • l’accessibilité, voiture, avions, trains, et piétons ;
    • les dates possibles ;
    • la communication locale ;
    • le sponsoring local et la présence d’un libraire ;
    • les éléments financiers.


    Pour vous aider à construire votre dossier, ce document va vous présenter les différents chapitres, incontournables pour la préparation et la présentation de votre dossier.

    Éléments à prendre en compte pour l’organisation

    Le JoomlaDay se déroule sur 2 jours, sur un week-end ou une fin de semaine, ouvert à tous. Sur chacun des deux jours, il faut compter entre 300 et 500 personnes (membres de l’organisation compris) présentes sur l’une ou/et l’autre des journées.
    L’organisation des journées comprend des conférences et des ateliers; c’est la responsabilité de l’AFUJ.
    A/ Le lieu

    Configuration et desserte

    Il convient qu’il soit concentré sur un même bâtiment, voire 2 ou 3 très proches. La bonne réussite de ces journées repose aussi sur la convivialité, la proximité et le partage. Idéalement le lieu proposé devrait regrouper en un même endroit les salles de conférence, les lieux d'hébergements et de restauration. Bien sûr il faut pour cela une configuration qui le permette mais en pratique si le lieu que vous souhaitez proposer est proche de cette configuration idéale sans l’être complètement que cela ne soit pas un frein à votre dossier de candidature.
    Le temps de transfert entre deux conférences ne devant pas être trop contraignant, les pauses prévues entre les conférences étant d’un quart d’heure environ. Il doit être accessible aux personnes à mobilité réduite.
    Il doit être accessible en transport en commun urbain ou interurbain, en voiture avec des parkings suffisants. Des solutions de navettes peuvent être mises en place pour pallier les manques de l’un ou l’autre point.

    Descriptions des besoins d’espaces

    • Configurations conférences : 3 salles, dont 1 de 450 à 500 places (plénières) et 2 supérieures à 120 places ou 1 à 150 et 1 à 100 places.
    • Configurations ateliers : une dizaine de salles types salle de cours (20 à 35 places) ou un grand espace permettant des installations de groupe de rencontre de 20 personnes sans qu’il y ait gêne entre eux.
    • Configurations atelier découverte : 1 salle de 40 à 60 places permettant d’installer en configuration écolier, des groupes de travail de 5 personnes.

    Toutes les salles seront équipées : d’un vidéoprojecteur et d’un écran ; les plus grandes sont équipés de micro, la plus grande aura en plus 1 micro HF et une estrade
    • Espace forum : permettant la circulation aisée, des rencontres informelles, des installations de quelques tables d’exposition, des chaises, etc et avec le bar à proximité.

    Internet et électricité

    Le lieu doit permettre des accès Internet dans toutes les salles. Le nombre de connexions possibles sur l’ensemble du site ne pouvant pas être inférieur à 25 (intervenants et organisation). Les branchements électriques doivent aussi être suffisants et sécurisés pour les différents ordinateurs, vidéoprojecteurs, etc., qui seront simultanément branchés.
    Restauration

    Par expérience, nous savons que le public présent est essentiellement composé d'informaticiens qui viennent surtout pour se nourrir d'information.
    La restauration des repas de mi-journée sous forme de lunch-box ou self-service est idéale.
    Un « bar » délivrant des cafés et boissons, des viennoiseries, est un autre élément important de la convivialité.
    Attention tout de même à tenir compte des différentes populations si vous tenez à passer par un traiteur et/ou un restaurant : vos visiteurs peuvent être végétariens, de confession musulmane ou juive, etc.

    L'hébergement

    Dans la mesure où la manifestation se fait sur deux jours, une partie des participants aura besoin de se loger. Il doit donc y avoir obligatoirement des solutions d’hébergement du type hôtel, mais aussi mobil-home ou auberge de jeunesse, voire internat.
    Cependant, vérifier les conditions de circulations entre lieu d’hébergement et lieu de congrès.
    L’AFUJ vous sollicitera pour loger une vingtaine de places pour les intervenants et les membres du CA en charge de l’organisation (même s’ils paient leurs nuits) dans des hôtels de type Ibis ou Best Western Union (2 ou 3 étoiles, wifi obligatoire).
    Si vous avez la possibilité de négocier les prix des chambres très en amont, ce sera pour le bien de tous.

    Le calendrier

    Il vous faut trouver un lieu aussi en fonction des disponibilités de dates. L’AFUJ a toujours pris le parti de faire cette rencontre sur un week-end en tenant compte des périodes de congés scolaire. Si vous devez faire une proposition en dehors de ces critères, merci de préciser si une alternative est envisageable dans le respect des critères.

    Pour information, les congés scolaires en 2015, sont consultables ici :http://cache.media.education.gouv.fr...015_296169.pdf


    Il y a un impératif : l’assemblée générale doit être faite avant le 30 juin, conformément au statut de l’association.
    Nous profitons du Joomladay pour réaliser cette A.G. généralement le samedi en fin de journée.

    L’équipe d’organisation

    Il vous faudra nous faire une présentation rapide des membres de l’équipe d’organisation, leur fonction, leur compétence ; Il vous faudra aussi prévoir une équipe plus étoffée pour le temps de la manifestation, notamment sur les postes suivants : accueil, repas, vestiaires, information.
    B/ La communication locale

    La stratégie de communication reste sous la responsabilité de l’AFUJ mais la participation des organisateurs locaux est vivement souhaitée.
    L’affiche de l’événement

    Elle comporte une photo qui doit mettre en avant votre ville, ou territoire, prévoyez donc les possibilités de clichés de très haute qualité pour les impressions.
    Le dossier de presse

    C’est un élément important que nous transmettons à tous les sponsors connus ou nouveaux. Il est à la charge de l’AFUJ, mais il comprend une partie présentation des atouts de la ville « hôte ». Il vous faudra donc prévoir du rédactionnel pour vendre votre territoire.
    Les supports médias

    La couverture médiatique est essentielle pour la réussite de votre JoomlaDay. Dès le montage du dossier il vous faut nous aider à préparer la communication, par exemple :
    • En amont de l'évènement par tous les supports existants, presses locales (en fonction de vos contacts), mais aussi, pour la partie grand public prévoir un contact vers les MJC, écoles ingénieurs, collèges, lycées et autres ateliers informatiques.
    • Pendant l'évènement, il est possible d’avoir les organes de presse pour couvrir l'évènement (radio, télévision locale), et les institutionnels s’ils participent financièrement.
    • Par un travail d’interviews des intervenants et des participants. Mais ATTENTION, ce travail est un gros boulot, sur la journée et pour l’exploitation et la mise en ligne. Il ne peut être bénévole, les délais sont trop aléatoires et forcement long. À ne prévoir que si vous pouvez contacter une école ou une fac de communication ou de journalisme qui se chargera, dans le cadre d’un projet pour leurs étudiants, de faire la préparation des interviews, les prises de vues et de son, et les montages. Si vous avez un contact de ce type, l’AFUJ pourra vous fournir le cahier des charges correspondant aux prestations attendues.
    adishatz, érix
    https://www.agerix.fr/
    Vous aimez ce forum ? Aidez-nous à le maintenir en adhérant à l'AFUJ : https://www.joomla.fr/association/adherer

  • #2
    Re : JoomlaDay, et si nous parlions du futur ?

    C/ Éléments financiers

    Si l’ensemble du budget reste sous la responsabilité de l’AFUJ et de son trésorier, il n’en reste pas moins que vous devez présenter un certain nombre d’informations pouvant permettre à l’AFUJ de l’établir.
    Le budget devant être impérativement équilibré, les éléments financiers vous concernant (lieu de congrès, coût des hébergements) seront un élément déterminant dans le choix du dossier final.

    Vous pouvez nous demander des récapitulatifs des enveloppes financières des JoomlaDays précédents. Mais il n’est pas envisageable d’aller au delà d’un budget pour les locaux tout compris de 25.000 € TTC.

    Les recettes

    Elles se composent des participations des inscrits, des recettes de sponsoring, des aides institutionnelles.
    Pour les inscriptions, le montant sera déterminé par le CA de l’AFUJ, en fonction des coûts engendrés par l'évènement. Le tarif d’entrée ne devant pas excéder 70 euros par personne.
    En ce qui concerne les repas, que ce soit ceux de midi ou celui du samedi soir, l’inscription est obligatoire mais le prix demandé ne doit pas engendrer de bénéfice pour l’association.

    Pour les sponsors, c’est une ressource qui peut être très importante.
    Il s’agit là des professionnels qui de près ou de loin ont un lien avec Joomla!® et qui souhaitent prendre des espaces publicitaires ou installer un stand vitrine. Un contrat de sponsoring est alors signé entre l’association AFUJ et le professionnel. Nous engageons les équipes organisatrices à trouver des entreprises locales désirant se faire connaître et/ou avoir une visibilité ce jour-là.

    Pour les partenaires institutionnels, mairie, département, région ou autre structure qui souhaiterait nous soutenir.
    Cela peut se manifester par le versement d’une subvention ou la mise à disposition gracieuse de locaux, matériels, personnels ou autres. Même si avoir des contacts type institutionnels est un plus dans votre dossier de candidature, ces éléments ne représentent pas un poids décisif dans le choix du lieu de l'évènement.

    Les dépenses

    Elles comprennent :
    • les frais de location du lieu de congrès
    • les frais de matériels supplémentaires
    • les frais de transports et d’hébergement de certains intervenants dans les conditions définies par le CA (AFUJ)
    • les frais de communication (AFUJ)
    • les divers frais administratifs d’organisation (AFUJ)
    • les frais de repas commandés par les inscrits augmentés des repas des intervenants et d’un certain nombre pour les acteurs de l’organisation

    Planning de mise en œuvre

    L’AFUJ lance ce jour, le 07 juillet 2014, son appel à candidature par les réseaux sociaux, le forum, et une newsletter aux adhérents.

    La sélection du dossier par l’AFUJ doit être faite avant la fin du mois de septembre. Votre dossier sera donc obligatoirement transmis à bureau@joomla.fr avant le 29 août 2014.

    Il reprendra les points suivants :

    1. Le lieu
      • Configuration et desserte
        • Nom, adresse des locaux
        • plan des locaux, superficie et nombre de personnes autorisées par les services de sécurité
        • Plan d’accès à l’équipement
        • Présentation des moyens d’accès dans la localité (routes, autoroutes, aéroport, gare SNCF)

      • Internet et électricité
        • Capacité à répondre à la demande en donnant la puissance électrique globale et le nombre de connexions possibles.

      • Restauration
        • Capacité à distribuer des repas dans l’enceinte du lieu prévue (solution hors prestataire)
        • Capacité à trouver un prestataire qui fasse un bon repas pour 12 euros environs (samedi midi et dimanche midi)
        • Pour le samedi soir présentation du choix de repas organisé pour un coût maximum de 28 euros par personne.
        • Existence d’un bar.

      • L'hébergement
        • Nombres d’hébergements possibles dans les alentours immédiats. Si éloignement, modalités de transports locaux ou mise en place de navettes.

      • Le calendrier
        • Dates disponibles certaines, n’hésitez pas à poser des options et à nous fournir la date limite de consolidation de la réservation.
        • Impératif : l’assemblée générale doit être faite avant le 30 juin, conformément au statut de l’association.

      • L’équipe d’organisation : Il vous faudra nous faire une présentation rapide des membres de l’équipe d’organisation, leurs fonctions dans l’équipe, leurs compétences.

    2. La communication locale
      • L’affiche de l’événement : Donnez-nous une idée de ce qui pourrait être ultérieurement proposé en terme d’image représentative de votre région.
      • Texte d’introduction à votre région : rédactionnel pour vendre votre territoire.
      • Les supports médias : Nom de la presse locale, et si vous y avez des contacts (radio, télé locale, presse écrite, etc)
      • Existence d’une école de journalisme ou de communication dans votre région susceptible d’intervenir : Nom et contact de votre coté et du leur si possible.

    3. Éléments financiers
      • Les recettes
        • Pour les sponsors,
          Vous devez trouver au moins un libraire, qui tiendra un stand sur toute la durée de l’événement. Les éléments de livres vous seront donnés 2 à 3 mois avant la date de l’événement.
        • Pour les partenaires institutionnels
          Avez-vous la possibilité de contact avec mairie, département, région, EPCI ou autre structure qui souhaiterait nous soutenir.
          Connaissez-vous déjà les apports qui peuvent nous être faits ?
        • Les dépenses
          Informations impératives
          • les frais de location du lieu de congrès et des matériels nécessaires (vidéo-projecteurs, écran, sono, tables, chaises, etc.) devis détaillés nécessaires.
          • Coût moyen des hébergements et des transports en commun de votre région
          • Première estimation des coûts de restauration
    adishatz, érix
    https://www.agerix.fr/
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    • #3
      Re : JoomlaDay, et si nous parlions du futur ?

      Bonjour,
      Avez-vous des modèles de lettres pour solliciter les institutions, les médias, les écoles et autres acteurs potentiels?
      Un texte présentant l'événement aux partenaires potentiels?
      Merci.
      Dernière édition par Joomazur à 23/07/2014, 14h31
      Joomla! groupe Côte d'Azur www.joomlazur.com

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      • #4
        Re : JoomlaDay, et si nous parlions du futur ?

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        FPA n'est actuellement pas compatible avec des sites Joomla qui ont eu leur fichier configuration.php déplacé en dehors du répertoire public_html.

        Installation :

        1. Téléchargez l'archive souhaitée : http://afuj.github.io/FPA/

        Archive zip : https://github.com/AFUJ/FPA/zipball/master

        2. Décompressez le fichier de package téléchargé sur votre propre ordinateur (à l'aide de WinZip ou d'un outil de décompression natif).

        3. Lisez le fichier LISEZMOI inclus pour toutes les notes de versions spécifiques.

        4. LIRE le fichier de documentation inclus pour obtenir des instructions d'utilisation détaillées.

        5. Téléchargez le script fpa-fr.php à la racine de votre site Joomla!. C'est l'endroit que vous avez installé Joomla et ce n'est pas la racine principale de votre serveur. Voir les exemples ci-dessous.

        6. Exécutez le script via votre navigateur en tapant: http:// www. votresite .com/ fpa-fr.php
        et remplacer www. votresite .com par votre nom de domaine


        Exemples:
        Joomla! est installé dans votre répertoire web et vous avez installé la version française du fichier FPA:
        Télécharger le script fpa-fr.php dans: /public_html/
        Pour executer le script: http://www..com/fpa-fr.php

        Joomla! est installé dans un sous-répertoire nommé "cms" et vous avez installé la version française du fichier FPA:
        Télécharger le script fpa-fr.php dans: /public_html/cms/
        Pour executer le script: http://www..com/cms/fpa-fr.php

        En raison de la nature très sensible de l'information affichée par le script FPA, il doit être retiré immédiatement du serveur après son utilisation.

        Pour supprimer le script de votre site, utilisez le lien de script de suppression fourni en haut de la page du script. Si le lien de suppression échoue pour supprimer le script, utilisez votre programme FTP pour le supprimer manuellement ou changer le nom une fois que le script a généré les données du site et le message publié sur le forum. Si le script est toujours présent sur le site, il peut être utilisé pour recueillir suffisamment d'informations pour pirater votre site. Le retrait du script empêche des étrangers de l'utiliser pour jeter un oeil à la façon dont votre site est structuré et de détecter les défauts qui peuvent être utilisé à vos dépends.
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