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Organisation d’un JoomlaDay en France dans le cadre de l’AFUJ
APPEL à PROJET pour 2015
Vous désirez organiser un JoomlaDay car vous pensez que votre ville ou votre région serait l'endroit idéal pour réunir la communauté francophone autour de cet événement majeur.
Bravo, et si vous avez ce document sous les yeux, c'est que vous déjà pris la bonne décision de participer avec l'AFUJ à son organisation et faire connaître la dynamique de votre territoire !
Il va vous falloir présenter au Conseil d’administration de l’AFUJ un dossier pour proposer votre candidature. Ce dossier comprendra plusieurs volets, car un JoomlaDay c'est en effet beaucoup de paramètres :
Pour vous aider à construire votre dossier, ce document va vous présenter les différents chapitres, incontournables pour la préparation et la présentation de votre dossier.
Éléments à prendre en compte pour l’organisation
Le JoomlaDay se déroule sur 2 jours, sur un week-end ou une fin de semaine, ouvert à tous. Sur chacun des deux jours, il faut compter entre 300 et 500 personnes (membres de l’organisation compris) présentes sur l’une ou/et l’autre des journées.
L’organisation des journées comprend des conférences et des ateliers; c’est la responsabilité de l’AFUJ.
A/ Le lieu
Configuration et desserte
Il convient qu’il soit concentré sur un même bâtiment, voire 2 ou 3 très proches. La bonne réussite de ces journées repose aussi sur la convivialité, la proximité et le partage. Idéalement le lieu proposé devrait regrouper en un même endroit les salles de conférence, les lieux d'hébergements et de restauration. Bien sûr il faut pour cela une configuration qui le permette mais en pratique si le lieu que vous souhaitez proposer est proche de cette configuration idéale sans l’être complètement que cela ne soit pas un frein à votre dossier de candidature.
Le temps de transfert entre deux conférences ne devant pas être trop contraignant, les pauses prévues entre les conférences étant d’un quart d’heure environ. Il doit être accessible aux personnes à mobilité réduite.
Il doit être accessible en transport en commun urbain ou interurbain, en voiture avec des parkings suffisants. Des solutions de navettes peuvent être mises en place pour pallier les manques de l’un ou l’autre point.
Descriptions des besoins d’espaces
Toutes les salles seront équipées : d’un vidéoprojecteur et d’un écran ; les plus grandes sont équipés de micro, la plus grande aura en plus 1 micro HF et une estrade
Internet et électricité
Le lieu doit permettre des accès Internet dans toutes les salles. Le nombre de connexions possibles sur l’ensemble du site ne pouvant pas être inférieur à 25 (intervenants et organisation). Les branchements électriques doivent aussi être suffisants et sécurisés pour les différents ordinateurs, vidéoprojecteurs, etc., qui seront simultanément branchés.
Restauration
Par expérience, nous savons que le public présent est essentiellement composé d'informaticiens qui viennent surtout pour se nourrir d'information.
La restauration des repas de mi-journée sous forme de lunch-box ou self-service est idéale.
Un « bar » délivrant des cafés et boissons, des viennoiseries, est un autre élément important de la convivialité.
Attention tout de même à tenir compte des différentes populations si vous tenez à passer par un traiteur et/ou un restaurant : vos visiteurs peuvent être végétariens, de confession musulmane ou juive, etc.
L'hébergement
Dans la mesure où la manifestation se fait sur deux jours, une partie des participants aura besoin de se loger. Il doit donc y avoir obligatoirement des solutions d’hébergement du type hôtel, mais aussi mobil-home ou auberge de jeunesse, voire internat.
Cependant, vérifier les conditions de circulations entre lieu d’hébergement et lieu de congrès.
L’AFUJ vous sollicitera pour loger une vingtaine de places pour les intervenants et les membres du CA en charge de l’organisation (même s’ils paient leurs nuits) dans des hôtels de type Ibis ou Best Western Union (2 ou 3 étoiles, wifi obligatoire).
Si vous avez la possibilité de négocier les prix des chambres très en amont, ce sera pour le bien de tous.
Le calendrier
Il vous faut trouver un lieu aussi en fonction des disponibilités de dates. L’AFUJ a toujours pris le parti de faire cette rencontre sur un week-end en tenant compte des périodes de congés scolaire. Si vous devez faire une proposition en dehors de ces critères, merci de préciser si une alternative est envisageable dans le respect des critères.
Pour information, les congés scolaires en 2015, sont consultables ici :http://cache.media.education.gouv.fr...015_296169.pdf
Il y a un impératif : l’assemblée générale doit être faite avant le 30 juin, conformément au statut de l’association.
Nous profitons du Joomladay pour réaliser cette A.G. généralement le samedi en fin de journée.
L’équipe d’organisation
Il vous faudra nous faire une présentation rapide des membres de l’équipe d’organisation, leur fonction, leur compétence ; Il vous faudra aussi prévoir une équipe plus étoffée pour le temps de la manifestation, notamment sur les postes suivants : accueil, repas, vestiaires, information.
B/ La communication locale
La stratégie de communication reste sous la responsabilité de l’AFUJ mais la participation des organisateurs locaux est vivement souhaitée.
L’affiche de l’événement
Elle comporte une photo qui doit mettre en avant votre ville, ou territoire, prévoyez donc les possibilités de clichés de très haute qualité pour les impressions.
Le dossier de presse
C’est un élément important que nous transmettons à tous les sponsors connus ou nouveaux. Il est à la charge de l’AFUJ, mais il comprend une partie présentation des atouts de la ville « hôte ». Il vous faudra donc prévoir du rédactionnel pour vendre votre territoire.
Les supports médias
La couverture médiatique est essentielle pour la réussite de votre JoomlaDay. Dès le montage du dossier il vous faut nous aider à préparer la communication, par exemple :
APPEL à PROJET pour 2015
Bravo, et si vous avez ce document sous les yeux, c'est que vous déjà pris la bonne décision de participer avec l'AFUJ à son organisation et faire connaître la dynamique de votre territoire !
Il va vous falloir présenter au Conseil d’administration de l’AFUJ un dossier pour proposer votre candidature. Ce dossier comprendra plusieurs volets, car un JoomlaDay c'est en effet beaucoup de paramètres :
- le lieu et les locaux ;
- la restauration et l’hébergement ;
- l’accessibilité, voiture, avions, trains, et piétons ;
- les dates possibles ;
- la communication locale ;
- le sponsoring local et la présence d’un libraire ;
- les éléments financiers.
Pour vous aider à construire votre dossier, ce document va vous présenter les différents chapitres, incontournables pour la préparation et la présentation de votre dossier.
Éléments à prendre en compte pour l’organisation
Le JoomlaDay se déroule sur 2 jours, sur un week-end ou une fin de semaine, ouvert à tous. Sur chacun des deux jours, il faut compter entre 300 et 500 personnes (membres de l’organisation compris) présentes sur l’une ou/et l’autre des journées.
L’organisation des journées comprend des conférences et des ateliers; c’est la responsabilité de l’AFUJ.
A/ Le lieu
Configuration et desserte
Il convient qu’il soit concentré sur un même bâtiment, voire 2 ou 3 très proches. La bonne réussite de ces journées repose aussi sur la convivialité, la proximité et le partage. Idéalement le lieu proposé devrait regrouper en un même endroit les salles de conférence, les lieux d'hébergements et de restauration. Bien sûr il faut pour cela une configuration qui le permette mais en pratique si le lieu que vous souhaitez proposer est proche de cette configuration idéale sans l’être complètement que cela ne soit pas un frein à votre dossier de candidature.
Le temps de transfert entre deux conférences ne devant pas être trop contraignant, les pauses prévues entre les conférences étant d’un quart d’heure environ. Il doit être accessible aux personnes à mobilité réduite.
Il doit être accessible en transport en commun urbain ou interurbain, en voiture avec des parkings suffisants. Des solutions de navettes peuvent être mises en place pour pallier les manques de l’un ou l’autre point.
Descriptions des besoins d’espaces
- Configurations conférences : 3 salles, dont 1 de 450 à 500 places (plénières) et 2 supérieures à 120 places ou 1 à 150 et 1 à 100 places.
- Configurations ateliers : une dizaine de salles types salle de cours (20 à 35 places) ou un grand espace permettant des installations de groupe de rencontre de 20 personnes sans qu’il y ait gêne entre eux.
- Configurations atelier découverte : 1 salle de 40 à 60 places permettant d’installer en configuration écolier, des groupes de travail de 5 personnes.
Toutes les salles seront équipées : d’un vidéoprojecteur et d’un écran ; les plus grandes sont équipés de micro, la plus grande aura en plus 1 micro HF et une estrade
- Espace forum : permettant la circulation aisée, des rencontres informelles, des installations de quelques tables d’exposition, des chaises, etc et avec le bar à proximité.
Internet et électricité
Le lieu doit permettre des accès Internet dans toutes les salles. Le nombre de connexions possibles sur l’ensemble du site ne pouvant pas être inférieur à 25 (intervenants et organisation). Les branchements électriques doivent aussi être suffisants et sécurisés pour les différents ordinateurs, vidéoprojecteurs, etc., qui seront simultanément branchés.
Restauration
Par expérience, nous savons que le public présent est essentiellement composé d'informaticiens qui viennent surtout pour se nourrir d'information.
La restauration des repas de mi-journée sous forme de lunch-box ou self-service est idéale.
Un « bar » délivrant des cafés et boissons, des viennoiseries, est un autre élément important de la convivialité.
Attention tout de même à tenir compte des différentes populations si vous tenez à passer par un traiteur et/ou un restaurant : vos visiteurs peuvent être végétariens, de confession musulmane ou juive, etc.
L'hébergement
Dans la mesure où la manifestation se fait sur deux jours, une partie des participants aura besoin de se loger. Il doit donc y avoir obligatoirement des solutions d’hébergement du type hôtel, mais aussi mobil-home ou auberge de jeunesse, voire internat.
Cependant, vérifier les conditions de circulations entre lieu d’hébergement et lieu de congrès.
L’AFUJ vous sollicitera pour loger une vingtaine de places pour les intervenants et les membres du CA en charge de l’organisation (même s’ils paient leurs nuits) dans des hôtels de type Ibis ou Best Western Union (2 ou 3 étoiles, wifi obligatoire).
Si vous avez la possibilité de négocier les prix des chambres très en amont, ce sera pour le bien de tous.
Le calendrier
Il vous faut trouver un lieu aussi en fonction des disponibilités de dates. L’AFUJ a toujours pris le parti de faire cette rencontre sur un week-end en tenant compte des périodes de congés scolaire. Si vous devez faire une proposition en dehors de ces critères, merci de préciser si une alternative est envisageable dans le respect des critères.
Pour information, les congés scolaires en 2015, sont consultables ici :http://cache.media.education.gouv.fr...015_296169.pdf
Il y a un impératif : l’assemblée générale doit être faite avant le 30 juin, conformément au statut de l’association.
Nous profitons du Joomladay pour réaliser cette A.G. généralement le samedi en fin de journée.
L’équipe d’organisation
Il vous faudra nous faire une présentation rapide des membres de l’équipe d’organisation, leur fonction, leur compétence ; Il vous faudra aussi prévoir une équipe plus étoffée pour le temps de la manifestation, notamment sur les postes suivants : accueil, repas, vestiaires, information.
B/ La communication locale
La stratégie de communication reste sous la responsabilité de l’AFUJ mais la participation des organisateurs locaux est vivement souhaitée.
L’affiche de l’événement
Elle comporte une photo qui doit mettre en avant votre ville, ou territoire, prévoyez donc les possibilités de clichés de très haute qualité pour les impressions.
Le dossier de presse
C’est un élément important que nous transmettons à tous les sponsors connus ou nouveaux. Il est à la charge de l’AFUJ, mais il comprend une partie présentation des atouts de la ville « hôte ». Il vous faudra donc prévoir du rédactionnel pour vendre votre territoire.
Les supports médias
La couverture médiatique est essentielle pour la réussite de votre JoomlaDay. Dès le montage du dossier il vous faut nous aider à préparer la communication, par exemple :
- En amont de l'évènement par tous les supports existants, presses locales (en fonction de vos contacts), mais aussi, pour la partie grand public prévoir un contact vers les MJC, écoles ingénieurs, collèges, lycées et autres ateliers informatiques.
- Pendant l'évènement, il est possible d’avoir les organes de presse pour couvrir l'évènement (radio, télévision locale), et les institutionnels s’ils participent financièrement.
- Par un travail d’interviews des intervenants et des participants. Mais ATTENTION, ce travail est un gros boulot, sur la journée et pour l’exploitation et la mise en ligne. Il ne peut être bénévole, les délais sont trop aléatoires et forcement long. À ne prévoir que si vous pouvez contacter une école ou une fac de communication ou de journalisme qui se chargera, dans le cadre d’un projet pour leurs étudiants, de faire la préparation des interviews, les prises de vues et de son, et les montages. Si vous avez un contact de ce type, l’AFUJ pourra vous fournir le cahier des charges correspondant aux prestations attendues.
Joomla! groupe Côte d'Azur 
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